수년 간 전세계에 영향을 끼친 팬데믹이 가져온 변화는 무엇일까. 바로 업무 형태 변화다. 팬데믹을 계기로 많은 국내외 기업들이 원격 근무를 서둘러 도입했고, 사람들은 사무실에서만 일해야 한다는 고정관념에서 벗어났다. 팬데믹 영향력이 약화된 지금, 업무 방식은 어떻게 달라졌을까. 많은 기업들이 오피스 근무 체제를 복귀하며 직원들을 다시 사무실로 불러들이고 있다.

그렇다면 직원 마음도 그와 같을까. 한국고용정보원의 '2024년 상반기 청년층 대상 채용동향조사'에 따르면 국내 청년 31.1%가 기업을 선택할 때 재택근무를 필수 제도로 봤다. 직원 입장에서 원격 근무가 갖는 여러 이점이 있기 때문이다.

여전히 재택근무를 유지하는 기업들도 존재한다. 이들은 '어디’ 보다 '어떻게' 일하느냐에 더 주목하고 있다. 원격근무를 도입하거나 유지하는 이유는 단순히 근무 장소나 시간의 자율성을 보장하는 것을 넘어, 위치에 대한 제약 없이 전 세계 인재를 확보하고 효율적인 협업 시스템을 구축하기 위함이다.

팬데믹 초기, 드롭박스는 업무 환경 변화에 단순히 적응하는 데 그치지 않고, 미래 업무 방식을 적극적으로 설계하고자 '버추얼 퍼스트(Virtual First)'를 선제적으로 도입했다. 버추얼 퍼스트는 원격 근무의 유연성과 대면 업무의 장점이 결합된 근무 모델이다. 업무 장소에 대한 제약에서 자유롭다. 우리는 글로벌 전사 차원에서 전면 원격 근무 체제로 전환하고 팬데믹 이후 뉴노멀 시대를 거치며 '어떻게 일할 것인가'에 집중했다.

드롭박스는 최근 버추얼 퍼스트에 대한 의지를 한층 더 강화하며 '가치 있는 일'이 이뤄지는 방식을 재구상하고 있다. 제품 진정성을 기조로 원격 협업 역량을 체득한 후 이를 기반으로 인공지능(AI) 툴 드롭박스 대시(Dropbox Dash)을 비롯한 협업 도구를 선보였다. 자율성과 인간 중심 설계, 파일럿 프로그램, 계획 기반의 운영을 통해 유연한 업무 방식이 더 깊은 유대감과 창의성, 생산성을 끌어낼 수 있다는 사실을 확인했기 때문이다. 이러한 여정에서 우리는 4가지 인사이트를 도출했다.

첫째는 미팅을 목적에 따라 설계해야 한다는 것이다. 오프사이트와 워크숍, 협업 등 다양한 미팅 형식은 참석 인원과 구성에 따라 신뢰 형성부터, 실행 가속화까지 그 목적을 달리한다. 예를 들어 다양한 팀이 모이는 미팅은 커뮤니케이션을 강화하는 데 효과적이지만, 역량 개발에는 적합하지 않다. 반면 리더십 오프사이트는 문제 해결에는 적합하지만, 프로젝트를 진전시키기에는 부족할 수 있다. 드롭박스는 대면 미팅이 명확한 목적을 가지고 설계될 때 가장 효과적이라는 점에 기반해 미팅 목적을 명확히 하기 위한 '게더링 매트릭스(gathering matrix)'라는 프레임워크를 개발했다. 이 매트릭스는 비즈니스 목표에 따라 적절한 미팅 형태와 참석 대상을 제시함으로써 미팅 설계 자체를 전략적 활동으로 전환한다. 이를 통해 목적에 부합하는 미팅을 진행하고, 만족스러운 결과를 확보할 수 있다.

다음은 근무 지원 시스템을 재구성하는 것이다. 우리는 버추얼 퍼스트를 실현하기 위해 실제 오피스 근무용 기존 근무 지원 시스템을 재구성했다. 그 중심이 되는 오프사이트 플래닝 팀(OPT)은 컨시어지 형태의 일원화된 미팅 기획 서비스를 제공한다. 이를 통해 2024년 한 해 동안 오프사이트 준비 시간을 30% 단축할 수 있었다. 또 오프사이트를 직접 기획하는 팀들을 위해 템플릿과 단계별 가이드를 포함한 확장 가능한 셀프서비스 툴 오프사이트 인 어 박스도 도입했다. 그 결과 분산된 팀의 미팅을 효과적으로 지원하는 데 있어 단계별 목표 설정이나 의미 있는 지표 설정, 데이터와 피드백을 반영한 전략 조정, 정기적인 검토를 통한 일관성 유지, 반복적인 실험과 개선이 핵심이라는 것을 확인했다.

비동기 협업에서 발생하는 간극을 메꾸는 것도 중요하다. 내부 조사에 따르면 팀 내 협업보다 팀 간 협업 시 더 많은 어려움이 발생하며 실시간 동기 커뮤니케이션이 더욱 효과적이라는 응답은 팀 내 협업 시 74%, 팀 간 협업 시 56%로 나타났다. 이런 격차를 줄이기 위해 우리는 일부 팀을 대상으로 캘린더 차단, 비동기 업무 문서화 등의 툴을 시범 도입했다. 그 결과 참여 팀 60%가 한 건 이상의 회의를 문서로 대체하는 데 성공했다. 그리고 팀 간 협업의 경우 대면 미팅을 필요로 하는 점에 대응해 전사 오프사이트 캘린더를 도입하고 구조화된 대면 집중 근무 주간인 앵커 위크를 시범 운영했다. 그 결과 참가자 98%가 유대감 향성에 도움이 됐다고 응답했다.

마지막으로 직원들에게 더 많은 자율성을 부여할 때 집중력이 높아지고 직원 웰빙이 향상된다는 점도 확인했다. 여기서 자율성이란 스스로 시간을 관리하고, 에너지를 고려하며, 주도적으로 의사 결정을 내리는 것을 말한다. 이런 자율성을 강화하기 위한 첫걸음은 업무의 경계를 명확히 설정하고, 협업 시간 외에는 완전히 비동기식으로 운용하는 것이다. 이를 통해 비동기식 업무의 방해 요소를 줄이고 의미 있는 업무에 집중할 수 있다. 이때 드롭박스 대시와 같은 AI 기반 범용 검색 툴은, 다양한 앱과 콘텐츠에 흩어진 정보를 빠르게 찾아 워크플로를 유지할 수 있도록 돕는다. 관리자의 경우 팀을 신뢰하고, 팀의 업무를 관리하는 기존의 업무 방식에서 벗어날 수 있도록 노력해야 한다.

오늘날의 업무 환경은 여전히 자리를 잡아가고 있다. 각기 다른 조직에 일괄 적용 가능한 일의 방식이나 업무 환경에 대한 정답은 없다. 그러나 분명한 것은 전략적으로 규정을 실천하면서 조직 유연성을 보장하는 기업이 결국 업무 미래를 주도할 것이라는 점이다. 어디서 일하느냐 보다 어떻게 일하느냐가 더욱 중요해진 지금 자신들의 조직은 어떠한가 돌아볼 때다.